Privacy Statement

Utrechtse Golfclub Amelisweerd hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Utrechtse Golfclub Amelisweerd houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy statement
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Utrechtse Golfclub Amelisweerd zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy statement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN LEDEN

Persoonsgegevens van leden worden door Utrechtse Golfclub Amelisweerd verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Ledenadministratie
• Contributieheffing en overige facturatie
• Om nieuwsbrieven, uitnodigingen, enquêtes en bijzonderheden over de Utrechtse Golfclub Amelisweerd toe te sturen
• Ledenbrochure
• Tee-time reserveringen
• Ten behoeve van inschrijving en indelingen van wedstrijden
• Ten behoeve van andere verenigingsactiviteiten zoals algemene ledenvergaderingen of lustrumfeesten
• Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• Lidmaatschapsovereenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Utrechtse Golfclub Amelisweerd de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adresgegevens
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• Naam gezinsleden voorzover zij lid zijn van de Utrechtse Golfclub Amelisweerd
• NGF lidmaatschapsnummer
• handicap

Uw persoonsgegevens worden door Utrechtse Golfclub Amelisweerd opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

• Zolang u houder bent van een participatiebewijs
• Ten behoeve van historische doeleinden.

Delen van gegevens met derden

Bovenstaande gegevens worden gedeeld met IntoGolf ten behoeve van:

• Ledenadministratie
• Contributieheffing en overige facturatie
• Tee-time reserveringen
• Inschrijving en indelingen van wedstrijden

GEHEIMHOUDING BINNEN LIDMAATSCHAP

Als lid van de Utrechtse Golfclub Amelisweerd beschikt u ook over de persoonsgegevens van de andere leden van de vereniging. U mag deze gegevens uitsluitend gebruiken voor doeleinden die te maken hebben met het verenigingsleven.

• U dient de gegevens zodanig te beschermen dat derden er geen kennis van kunnen nemen.
• Het is verboden om tijdens of na beëindiging van uw lidmaatschap deze gegevens te gebruiken voor andere doeleinden.
• Na beëindiging van uw lidmaatschap dient u tevens alle persoonsgegevens te vernietigen die u van de Utrechtse Golfclub Amelisweerd en haar leden hebt.

Op overtreding van de geheimhoudingsplicht is het tuchtreglement van toepassing.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN DERDEN:

Persoonsgegevens van derden worden door Utrechtse Golfclub Amelisweerd verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contracten.
• Tee-time reserveringen (via IntoGolf)

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Insturen van gegevens via IntoGolf, Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of toestemming via e-mail;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Utrechtse Golfclub Amelisweerd de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adresgegevens
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• NGF nummer
• handicap.

Uw persoonsgegevens worden door Utrechtse Golfclub Amelisweerd opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men gezien wordt als een geïnteresseerde derde.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN KLANTEN/LEVERANCIERS

Persoonsgegevens van klanten/leveranciers worden door Utrechtse Golfclub Amelisweerd verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Uitvoering geven aan de overeenkomst tussen beide partijen

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Opdracht of contract

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Utrechtse Golfclub Amelisweerd de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adresgegevens
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Utrechtse Golfclub Amelisweerd opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN SPONSOREN

Persoonsgegevens van sponsoren worden door Utrechtse Golfclub Amelisweerd verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Als onderdeel van de onderlinge samenwerking
• Om nieuwsbrieven en uitnodigingen van de Utrechtse Golfclub Amelisweerd toe te sturen
• Facturatie

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De sponsorovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Utrechtse Golfclub Amelisweerd de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Bedrijfsnaam
• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Functie
• Adresgegevens
• Woonplaats
• Factuurgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Logo.

Uw persoonsgegevens worden door Utrechtse Golfclub Amelisweerd opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

VERSTREKKING AAN DERDEN

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de ledenadministratie en baanmanagement
• Het verzorgen van de (financiële) administratie
• Het verzorgen van de handicapregistratie
• Het verzorgen van het drukwerk
• Uitbater van de horeca
• Het team van golfprofessionals.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Persoonsgegevens worden overigens uitsluitend verstrekt voor zover deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de verwerkingsovereenkomst. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. De NGF is een uitzondering hierop, aangezien zij eigen verantwoordelijkheid dragen voor de gegevens die zij van ons ontvangen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft.

MINDERJARIGEN

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

BEVEILIGING

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Utrechtse Golfclub Amelisweerd van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
• We anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

BINNEN DE EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

FOTO’S, FILMS EN GELUIDSOPNAMES

Utrechtse Golfclub Amelisweerd hanteert de volgende regels voor het maken van foto’s, films en geluidsopnames:

• Foto’s van verenigingsevenementen waarop leden, spelers en/ of toeschouwers staan kunnen door de vereniging worden gebruikt voor verenigingsdoeleinden en in uitingen van de vereniging naar haar leden.
• U mag foto- of filmopnames maken van uzelf op de golfbaan of in het clubhuis, maar er mogen alleen andere leden of bezoekers herkenbaar te zien/te horen zijn mits zij daar uitdrukkelijk toestemming voor geven.
• Wilt u een foto of film delen via social media? Zorg er altijd voor dat er geen andere mensen op de achtergrond van uw foto/film zichtbaar zijn, die zich niet bewust zijn van de camera. Zijn mensen duidelijk in beeld van de foto/film, vraag dan om toestemming en vertel ook dat u dit wilt delen op social media.

RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS

U heeft recht op inzage en rectificatie van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

CAMERA’S

Wij maken gebruik van beveiligingscamera’s omdat deze bijdrage aan de veiligheid. De beelden die met de camera’s worden opgenomen worden automatisch overschreven. Wanneer er een incident plaatsvindt dan stellen we de beelden zeker totdat het incident is afgehandeld. In de praktijk zal dit betekenen dat de beelden bewaard blijven totdat de eventuele uitspraak onherroepelijk is geworden, dit geldt zowel bij een tucht-, straf- of een civielrechtelijke zaak.

De beelden kunnen worden ingezien door de directie en het management van de EGA en, in het geval van een tuchtrechtelijke zaak, door het bestuur van de UGA.

LINKS NAAR ANDERE WEBSITES

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacy Statement is alleen van toepassing op de websites van de Utrechtse Golfclub Amelisweerd. Andere websites kunnen hun eigen privacy beleid hanteren. De Golfclub raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende Privacy Statement van die websites te raadplegen.

WIJZIGING VAN HET PRIVACY STATEMENT

Utrechtse Golfclub Amelisweerd past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van ons Privacy Statement worden opgenomen. De Golfclub raadt u dan ook aan de Privacy Statement regelmatig te raadplegen.

KLACHTEN

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

VRAGEN

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

CONTACTGEGEVENS

Utrechtse Golfclub Amelisweerd
Mereveldseweg 7
3585 LH Utrecht
secretariaat@amelisweerd.nl

Utrecht, november 2023